Opzet van het artikel

Het artikel is opgedeeld in drie onderdelen. Als eerste wordt tijdmanagement als een skill besproken samen met slechte gewoontes. Hierna worden verschillende soorten agenda's en planners besproken. Hierbij worden de meest gebruikte agenda's en verschillende opties toegelicht. Ook worden er tips gegeven om het meeste uit de agenda te halen. Do's en don'ts van agendabeheer worden doorgenomen, samen met mijn persoonlijke ervaring. Afsluitend wordt een conclusie gegeven.

Tijdmanagement

"Een doelloos leven is een leven zonder betekenis. Alle individuen hebben doelen en doelstellingen deze te behalen. (...) De individuen moeten hiervoor voldoende tijd voor reserveren. Deze skills worden gezien als waardevol en effectief in hun persoonlijke zowel als hun professionele levens. Hierom is het belangrijk een efficiënte manier van werken en de waarde van tijdmanagement skills in te zien. Dit komt vooral wanneer individuen hun gewenste doelen en doelstellingen behalen" (2).

Het is belangrijk je tijd goed in te delen om je doelen te bereiken. Inzien van het belang van tijdmanagement is dus haast net zo belangrijk als het daadwerkelijk managen van ieders tijd. Het kiezen van dingen die je écht wilt, zoals beschreven in de special over authenticiteit, is hierin dus de sleutel.

De noodzaak van een agenda & timemanagement skills

Een onderzoek over levensdoelen & tijdmanagement gepresenteerd op de Sigma 8 Regional conference gaat hier verder op in. Specifiek het onderzoeksartikel (vertaald) "Nastreven van balans en levensdoelen: opvattingen van studenten van Multi-universiteiten over gespendeerde tijd om te slapen, het gebruiken van sociale media en persoonlijke verzorging" ging hierin op in. De onderzoekers vonden onder andere dat het managen van goede (studie) gewoontes en (sociale media) tijdmanagement vaardigheden bijdragen aan zowel schoolactiviteiten als in de latere professionele rol van studenten. Wanneer mensen deze skills bezitten, zullen ze deze hun gehele leven bijblijven (1). Een praktisch voorbeeld kan het 'afkicken' van sociale media zijn. Dit heb ik zelf bijvoorbeeld toepast als deel van de EZPZ maandelijks over dopamine.

Stress & persoonlijke verzorging

In het artikel (vertaald) 'Stress van studenten verlagen door time management training: een interventie studie' in de journal 'European Journal of Psychology of Education' werd al gemeld dat stress zorgt voor vele slechte gewoontes. Voorbeelden zijn zogeheten 'coping mechanisms' (manieren om te dealen met iets, in dit geval stress). Coping mechanisms bestonden volgens een studie in de paper bijvoorbeeld uit een aantal slechte gewoontes. Voorbeelden hiervan zijn alcohol drinken (39%), roken (36%), en het gebruik van illegale drugs (15%) (3).

Dezelfde studie heeft een interventie training over time management uitgevoerd. De deelnemers hadden vooral weinig tot geen kennis van timemanagement. Een belangrijke uitkomst was het verlagende leven van stress wanneer timemanagement skills verbeterd werden. Een quote uit de paper (vertaald): "Dagelijkse planning is mogelijk helpvol voor doel-georiënteerd gedrag zonder veel inspanning. Hierom wordt de opgevatte waarde van controle over tijd verhoogd en stress verminderd" (3).

Het invullen en vooral het stellen van prioriteiten in je dagelijkse leven is dus belangrijk gebleken. Een tool zoals een agenda kan goed helpen om dit effect te bereiken.

Agenda & planners

Er zijn verschillende soorten agenda's, waarbij de grootste verschillen online vs. fysiek is. Het gebruik van een 'traditionele' agenda is een optie, maar deze moet je wel altijd bij je hebben. Of je moet een notitie maken (ook online of fysiek) om het later te noteren. Voor de echte daredevils: onthoud simpelweg het gene wat je wilt noteren. Maar met een constant drukker wordend dagelijks leven, is het belangrijk ook rust te creëren. Dit was in de vorige paragraaf te lezen, waar stress en timemanagement skills centraal stonden.

Soorten agenda's

Er zijn verschillende soorten agenda's beschikbaar. Eerder werden al de fysieke (papieren) agenda's benoemt welke een uitkomst kunnen zijn. In deze paragraaf worden de digitale varianten doorgenomen. Ook worden handige tips gegeven welke je misschien nog niet wist.

Meest gangbare digitale agenda's

Omdat er enorm veel verschillende soorten digitale agenda's bestaan, wordt een beperkt aantal besproken. Deze agenda's zijn uitgekozen op basis van de meeste gebruikers en bekendheid van de bedenkers. Ik heb bewust gekozen om geen uitgebreid onderzoek te doen naar alle soorten digitale agenda's. Dit komt omdat de waarde van dit artikel zit in het gebruik van agenda's - niet in de tool op zichzelf.

Google agenda

Google is al natuurlijk allang een grote naam binnen de digitale technologieën. Hierdoor is de naam bekend, en gebruiken in 2023 al meer dan 500 miljoen mensen de agenda. Verder is het mogelijk (online) meetings aan te maken. Hierdoor is het ook een interessante optie voor bedrijven naast Microsoft Teams. Google agenda is te downloaden op bijna elke smartphone en tablet. Hiernaast is de agenda ook online te benaderen via calendar.google.nl.

Microsoft Teams

Teams is naast Zoom en Google Meet één van de meest gebruikte online platformen voor meetings. Echter is het ook mogelijk je dagelijkse taken te monitoren. Het plannen van meetings met collega's gaat ook naadloos. Door agenda's naast elkaar te leggen kan je gemakkelijk iets inplannen.

Outlook agenda

Microsoft Teams is vooral bedoeld voor bedrijven en scholen- de agenda van Outlook is dat niet. Bij het aanmaken van een emailaccount krijg je deze agenda functionaliteit er gratis bij. Integraties met andere agenda's, zoals Apple agenda, is ook mogelijk. Hiernaast heeft Outlook ook een eigen app. Hierin kan je naast je mail dus ook je agenda bijhouden. Handig!

Apple agenda

Deze laatste agenda is bij menig Apple-gebruiker bekend. Naast dat de standaard-app welke op elk Apple-apparaat geïnstalleerd is, biedt deze ook unieke functionaliteiten. Zo kan je met de spraak assistent Siri een afspraak aan laten maken met je stem. Zo kan je een idee of afspraak direct vastzetten, zonder hem te vergeten. Hiernaast is de Apple agenda ook te integreren met bijvoorbeeld de Google agenda.

Tips voor je agenda gebruik

Welke agenda je nu gebruikt om je dagelijkse taken in te noteren is niet zo belangrijk. Wat je ermee doet en hoe je dit doet, kan nét dat verschil bieden. Daarom de volgende tips:

• Synchroniseer verschillende agenda's met elkaar. Hierdoor kan je makkelijk meerdere functionaliteiten tegelijk gebruiken. Een voorbeeld is de spraakfunctie voor Apple agenda en het vervolgens (automatisch) te laten synchroniseren naar Google agenda. Handige tip voor scholieren: veel van deze agenda's zijn ook synchroniseerbaar met bijvoorbeeld Apple of Google agenda.
• Download de app. Elke genoemde planner-app heeft wel een eigen applicatie. Hierdoor kan je snel een wijziging toevoegen, en je dagelijkse taken inzien.
• Wees flexibel. Als je merkt dat je je hele dag volplant, plan dan bijvoorbeeld 'vrije tijd' of 'vrij houden' blokken in. Hiernaast kan je voor jezelf ook een tijd zetten waarvoor of waarna je niks meer inplant. Hierdoor blijf je flexibel, en kan je blokken altijd nog schuiven mocht er iets tussendoor komen.
• Scheidt privé van werk/school. Dit kan door gebruik te maken van twee agenda's, zoals je telefoon kalender en een andere agenda-oplossing.
• Maak gebruik van alle mogelijke functionaliteiten. Zoek voor de desbetreffende agenda op wat de mogelijkheden zijn. Zo kan je binnen Google agenda kleuren aan blokken geven. Deze kleuren geven een bepaalde 'soort' blok weer. Dit geeft meer herkenning voor jezelf en rust in het invullen van je agenda. Een andere agenda heeft wellicht de mogelijkheid een prioriteit toe te voegen aan een blok. Hierdoor kan je makkelijker blokken schuiven of schrappen.
• Voeg een beschrijving toe. Door je blok toe te lichten, zoals een aantal taken je moet uitvoeren, creëer je rust en overzicht voor jezelf. Hierdoor vergeet je geen (kleine) dingen op je to-do list.

Zeker-niet-doen tips voor je agenda gebruik

Naast handige tips zijn er ook een aantal dingen die juist voor stress kunnen zorgen. Dit zijn de volgende punten:

• Samenvoegen van je privé en werk/agenda. Dit is iets wat je zelf moet gaan ontdekken. Vind je het fijn om alles op één plek te hebben? Of geeft dit juist stress? Probeer dan verschillende agenda's uit.
• Houd niet vast aan je agenda. Je moet ook enigszins flexibel zijn in je privé leven. Ik merkte zelf bijvoorbeeld dat 'in het moment' leven lastiger werd naarmate ik alles samen ging voegen. Hierover meer in de paragraaf 'persoonlijke ervaring'.
• Als het niks voor je is, stop er dan mee. Het laatste wat je wilt is een soort 'verplichting' naar jezelf. De agenda moet juist stress verlagend voor je werken en je rust geven. Als het weinig tot geen waarde voor je bied, stop dan met het gebruik. Je kan altijd terug naar je oude manier van dag- en taakindeling. Ook de fysieke agenda is een oplossing.

Persoonlijke ervaring: Google Agenda

Zelf gebruikte ik een lange tijd geen agenda of heel zelden de Apple agenda. Echter was ik geneigd meer gestructureerd mijn dagen in te gaan delen door een premaster welke ik moest halen. De universiteit had verschillende Google licenties voor studenten aangeschaft. Hierdoor konden we met onze schoolaccounts gemakkelijk Google agenda gebruiken en meetings aanmaken.

Niet alleen de lessen, maar vooral het huiswerk moest ik goed indelen. Daarnaast kwam werk ook al snel in de agenda erbij. Dit gaf mij rust, want ik miste nooit een taak. Ten slotte ben ik ook mijn vrije tijd in de agenda gaan zetten. Zo had ik een overzicht van mijn week op één plek. Ook kon ik hierdoor ver vooruit plannen. Een voorbeeld van een typische week nu ziet er als volgt uit (geanonimiseerd i.v.m. privacy van anderen):

Voorbeeld van een week in Google agenda van Alwin van Welie.

Per blok heb ik een beschrijving gegeven aan de taak/activiteit. In de blauwe blokken heb ik bijvoorbeeld de locatie waar ik les had toegevoegd. Deadlines heb ik als 'hele dag' toegevoegd, zodat deze bovenaan een specifieke dag staan. Een voorbeeld hiervan zijn de blauwe blokken op dagen 26, 28 & 30. Ten slotte heb ik aan de sommige blokken een beschrijving gegeven - zo vergat ik nooit een taak of detail.

Gebruikte onderdelen binnen Google agenda

Zoals je kunt zien, staan er veel blokken in verschillende kleuren ingedeeld. Kleuren gaven voor mij rust en overzicht. Elke kleur staat weer ergens voor. Zo staat roze/beige voor 'huiswerk'. Oranje staat voor 'overig', 'blauw' voor lessen en zwart voor 'werk'. Dit ziet er als volgt uit:

Kleuren en blokken - een voorbeeld binnen de Google agenda van Alwin van Welie.

Mijn ervaring met agenda's

Het gebruik van een digitale agenda helpt mij enorm rust te creëren en niks te vergeten. Echter zijn er ook negatieve punten aan het gebruik ervan. Deze zijn als volgt:

• Toen ik Google agenda net ging gebruiken, leefde ik niet meer goed in het 'nu'. Ik merkte dat vooruitplannen rust geeft, maar je wel van agenda-op-agenda blokken gaat leven. Ik keek soms zelfs vaker in de agenda-app op mijn telefoon dan op WhatsApp. Dit was zeker productief, maar het moet niet doorschieten.
• Flexibel blijven is prioriteit #1. Als je werk- en privé wilt combineren zoals ik in dit voorbeeld doe, moet je flexibel zijn. Als je weet dat je vaak in het weekend met vrienden afspreekt, plan dan bewust niks in op dit moment. Of plan desnoods een blok met 'niet plannen' of 'vrije tijd' in.
• Combineer verschillende agenda's. Doordat ik een iPhone bezit, gebruikte ik al periodiek Apple agenda. Kleine dingen, zoals verjaardagen, zette ik al in mijn telefoon. Door dit te integreren met Google agenda, mis je nooit een belangrijke dag of taak.
• Uitproberen helpt! Experimenteren met verschillende agenda's, integraties, functionaliteiten en meer hielp voor mij om structuur aan te brengen.

Conclusie

Het gebruik van een agenda/planner is zeker aan te raden. Het zorgt niet alleen voor rust en structuur, maar het zorgt ook dat je niks meer vergeet. Hiernaast kan het mogelijk stresslevels verlagen. Het gebruiken van een bepaalde agenda vergt echter wat experimenteerwerk. Zoek voor jezelf uit waar jouw voorkeuren liggen en wat je zelf fijn vind werken. En mocht het niks voor je zijn: de 'good-old' papieren agenda zal niet zomaar weggaan.